Ein Klärfall ist jede Sendung, die vom normalen Ablauf abweicht: Sie ist länger als erwartet unterwegs, der Carrier meldet einen Zustellversuch ohne Erfolg, die Adresse ist unvollständig, Zolldokumente fehlen, oder der Empfänger reklamiert.
Für den Versender ist der Klärfall der Moment, in dem Arbeit entsteht: Carrier kontaktieren, Kunde informieren, Dokumente nachreichen, Frist im Blick behalten. In vielen Unternehmen landet diese Arbeit im Kundensupport, obwohl sie Logistikwissen braucht.
Gut gelöst wird ein Klärfall, wenn er früh erkannt und konsequent bis zum Abschluss verfolgt wird – und wenn am Ende dokumentiert ist, was passiert ist.