Die Plattform

Die Plattform hinter dem Service.

Wir haben OpexGuard selbst entwickelt – weil kein Werkzeug das leistet, was ein After-Sales-Team wirklich braucht: alle Carrier, alle Sendungen, alle Belege und jeden Vorgang an einem Ort, übersichtlich und jederzeit im Blick. Die Plattform verbindet dabei Ihre Prozesse direkt mit unserer operativen Unterstützung.

Die OpexGuard-Plattform: Tracking-Liste mit offenen Sendungen aller Carrier, Status und Inspector mit Sendungsverlauf

Module

Acht Module. Ein System.

Sendungen & Live-Tracking

Alle Sendungen aller Carrier in einer Liste – filtern nach Carrier, Status, Zeitraum. Statusänderungen kommen automatisch über die Carrier-Schnittstellen. Jede Sendung hat eine lückenlose Chronologie aus Carrier-Ereignissen, internen Aktionen, E-Mails, Notizen und Dokumenten.

· Automatische Erkennung von Verspätungen, Zustellfehlern, Zollproblemen und Verlusten – mit Ticket
· Bulk-Aktionen für viele Sendungen gleichzeitig
· Datenimport per CSV, automatisiertem SFTP-Abruf oder REST-API, Spalten-Mapping je Kunde

Klärfälle & Claims

Bei Lieferanomalien entsteht automatisch ein priorisiertes Ticket. Finanzielle Forderungen gegen Carrier werden als Claim angelegt und vom Entwurf bis zur Auszahlung verfolgt.

· Hinterlegte Ansprechpartner beim Carrier inklusive Telefonnummer und Gesprächsnotizen
· Wiedervorlagen mit Kalender-Synchronisation (Outlook/Exchange)
· Jeder Schritt dokumentiert – nachvollziehbar für Sie und für uns

Vorgangsliste der Plattform, gefiltert auf Claims: offene Claims mit Fälligkeit und zuständiger Person, darunter abgeschlossene mit Status Bezahlt oder Abgelehnt; rechts die Fakten eines Claims mit Betrag

Dokumente & Ablieferbelege

Frachtbriefe, Rechnungen, Zolldokumente, Ablieferbelege – an einem Ort und direkt mit der Sendung verknüpft. In der Sendungsansicht sehen Sie sofort alle Belege. Jede Datei trägt die Prüfsumme ihres Originals; damit lässt sich jederzeit zeigen, dass nichts verändert wurde.

· Tags und Ordner, rollenbasierte Rechte bis auf Ordnerebene
· Versionierung mit eigener Prüfsumme je Version – ältere Stände bleiben abrufbar
· Aufbewahrungsfrist je Dokumentart, gesetzt beim Hochladen; bis zum Ablauf wird nichts endgültig gelöscht
· Prüfpaket je Sendung: Verlauf, Protokoll, alle Dokumentversionen und ein Manifest mit Prüfsummen als ZIP

Dokumentansicht der Plattform: Vorschau eines Ablieferbelegs mit Sendungsnummer, Zustelladresse und Unterschrift, rechts die Dokument-Fakten mit Typ, Zuordnung zur Sendung, Quelle und Größe

Auswertungen

Die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick: Sendungsvolumen, Kosten, Abweichungsquote, erzielte Erstattungen. Welcher Carrier liefert zuverlässig, welcher nicht?

· Carrier-Ranking nach Lieferquote, Pünktlichkeit und Schadensquote
· Abweichungen nach Kategorie: Verspätungen, Zustellfehler, Schäden, Verluste
· Trends über sechs Monate, Export als CSV

Auswertung der Plattform: zurückgeholter Betrag seit Start, Liste der größten Erstattungen mit Sendungsnummer, rechts Datenbasis mit Anzahl Sendungen und Claims

E-Mail & Kalender

OpexGuard verbindet sich mit Ihrem Exchange- oder Outlook-Postfach. Eingehende Carrier-Mails landen automatisch an der richtigen Sendung; was sich nicht zuordnen lässt, wartet in einer zentralen Postbox.

· E-Mails an Carrier oder Kunden direkt aus der Sendung – dokumentiert in der Chronologie
· Fristen und Wiedervorlagen im Outlook-Kalender, ohne Doppelpflege

Posteingang der Plattform: eingehende Mails von Carriern und Kunden, rechts Zuordnung zur Sendung

Versandlabels

Labels direkt in OpexGuard erstellen: Adressen, Tarifvergleich, Label-Kauf – für alle angebundenen Carrier in einem Ablauf.

· Live-Tarifvergleich nach Preis, Laufzeit und bisheriger Zuverlässigkeit
· Adressprüfung vor dem Versand
· Nutzung bestehender Carrier-Verträge nahtlos möglich

Label-Assistent der Plattform: Formular „Label kaufen“ mit Absender, Empfänger und Paketmaßen, rechts die Sendungsfakten

Benutzer & Rechte

Rollen mit klar abgegrenzten Rechten: Betreiber, Mandanten-Admin, Benutzer und Prüfer, dazu Integration für angebundene Systeme – weitere richten wir für Sie ein. Anmeldung über Microsoft Entra ID mit Multi-Faktor-Authentifizierung – kein separates Passwort.

· Strikte Mandantentrennung: jeder Kunde sieht ausschließlich seine Daten
· Prüfer lesen alles und ändern nichts – inklusive eigenem Protokoll-Export und Prüfpaket
· API-Schlüssel für die Anbindung von ERP- und Warenwirtschaftssystemen
· Änderungsprotokoll mit Prüfkette: wer hat wann was geändert – mit altem und neuem Wert

Bedienung

Gebaut für Menschen, die den ganzen Tag damit arbeiten: sofortige Reaktion, Tastaturkürzel für alle wichtigen Aktionen, eine Kommandozeile (Cmd+K) für Suchen, Navigieren und Ausführen.

· Dunkles und helles Theme
· Kontextpanel: Details zum ausgewählten Element ohne Seitenwechsel
· Echtzeit-Benachrichtigungen, je Benutzer konfigurierbar

Integration

Passt in Ihre Systeme.

OpexGuard ersetzt nichts, was bei Ihnen funktioniert. Sendungsdaten kommen aus Ihrem Shop-, ERP- oder Warenwirtschaftssystem – auf dem Weg, der zu Ihnen passt. Für Ihre IT: Schnittstellen im Detail und die technische Dokumentation.

REST-API

vollständig dokumentiert und versioniert, für die direkte Anbindung.

CSV und SFTP

für Systeme ohne Schnittstelle: nächtlicher Abruf oder manueller Upload, Spalten-Mapping je Kunde.

Carrier-Anbindung

direkte Schnittstellen zu den großen Paketdiensten, Webhooks für Echtzeit-Updates.

Exchange / Outlook

Postfach- und Kalenderanbindung für E-Mails, Fristen und Wiedervorlagen.

Ihr Zugang

Sie sehen alles. Wir erledigen es.

Ihr Team bekommt Zugang zur Plattform – mit den Rechten, die zur Rolle passen. Sendungen einsehen, Tracking nutzen, Ablieferbelege abrufen, Vorgänge und Claims verfolgen. Was wir tun, sehen Sie in der Chronologie jeder Sendung.

Kostenlose Pilotphase anfragen Sicherheit im Detail