Bei kommerziellen Warensendungen in bzw. aus Drittländern ist die Handelsrechnung (Commercial Invoice) regelmäßig eine zentrale Unterlage für die Zollabfertigung. Sie enthält die für das jeweilige Geschäft und die Zollabfertigung relevanten Angaben, etwa Verkäufer und Käufer bzw. Empfänger, Warenbeschreibung, Warenwert und – soweit erforderlich – Angaben zu Ursprung und Warentarifierung. Ihre Angaben fließen in die Zollabfertigung und die Ermittlung der Einfuhrabgaben ein.
Fehlen erforderliche Zollunterlagen oder Angaben, kann sich die Zollabfertigung verzögern oder die Sendung zurückgehalten bzw. zurückgesandt werden. Je nach Carrier und Verfahren können außerdem Lager- oder weitere Bearbeitungskosten entstehen. Wer die Dokumente von Anfang an am Vorgang ablegt, hat sie in diesem Moment zur Hand.