Mit dem Klick auf „Label drucken“ ist ein Auftrag für den Verkauf erledigt. Für die Logistik beginnt er gerade erst – nur sieht das niemand, weil die Arbeit danach keinen Namen, keine Kostenstelle und keinen Verantwortlichen hat.
Was nach dem Versand tatsächlich passiert
Nehmen Sie hundert Sendungen. Die meisten kommen an, und niemand denkt je wieder an sie. Ein Teil aber nicht:
- Verspätungen. Die Sendung hängt im Depot. Der Kunde fragt nach – per Mail, per Telefon, im Shop-Chat. Jemand muss nachsehen, antworten, vertrösten.
- Zustellprobleme. „Empfänger nicht angetroffen“, „Adresse unvollständig“, „Annahme verweigert“. Jemand muss den Carrier kontaktieren oder den Kunden.
- Zoll. „Dokumente fehlen.“ Jemand muss die Handelsrechnung suchen, nachreichen, die Frist im Blick behalten.
- Verluste und Schäden. Jemand muss die Nachforschung stellen, den Schaden dokumentieren, den Claim aufbereiten – und ihn über Wochen verfolgen.
- Belege. Buchhaltung oder Kunde brauchen den Ablieferbeleg. Jemand muss ihn beim Carrier anfordern.
Dieser „Jemand“ ist selten dieselbe Person. Meistens ist es der Kundensupport, der Logistikfragen beantwortet, für die er nicht ausgebildet ist – oder die Buchhaltung, die einen Claim verfolgt, weil sonst niemand Zeit hat.
Warum die Kosten unsichtbar bleiben
Die Arbeit nach dem Versand taucht in keiner Kalkulation auf. Sie besteht aus vielen kleinen Unterbrechungen: zehn Minuten hier, eine halbe Stunde dort, ein Anruf beim Carrier mit zwanzig Minuten Warteschleife. Keine davon ist groß genug, um aufzufallen. In Summe sind sie ein halber Arbeitsplatz.
Dazu kommen die Kosten, die gar nicht erst entstehen, weil niemand sie geltend macht: der Claim für das verlorene Paket, den keiner bis zur Auszahlung verfolgt hat; die Erstattung für die Verspätung, die dem Kunden aus Kulanz gezahlt wurde, obwohl der Carrier sie hätte tragen müssen.
So beziffern Sie Ihren Aufwand
Eine grobe Rechnung reicht, um das Problem sichtbar zu machen. Fragen Sie für einen typischen Monat:
- Wie viele Sendungen waren Klärfälle (Verspätung, Zustellproblem, Zoll, Verlust, Schaden)?
- Wie viel Zeit hat jeder Klärfall im Schnitt gekostet – inklusive Kundenkontakt und Warteschleifen?
- Wie viele Claims wären berechtigt gewesen, und wie viele davon wurden tatsächlich gestellt und ausgezahlt?
- Wie oft wurde ein Ablieferbeleg gebraucht, und wie lange hat es gedauert, ihn zu bekommen?
Multiplizieren Sie die Zeit mit dem Stundensatz der Person, die es gemacht hat, und addieren Sie die nicht gestellten Claims. Die Zahl ist in fast jedem Unternehmen größer als erwartet – weil sie zum ersten Mal an einer Stelle steht.
Drei Wege, damit umzugehen
Ignorieren. Die Arbeit bleibt, wo sie ist. Das funktioniert, solange das Volumen klein ist und die Kunden geduldig sind.
Werkzeug kaufen. Eine Tracking-Software zeigt Ihnen die Klärfälle früher. Die Arbeit, sie zu lösen, bleibt bei Ihnen – und sie braucht Logistikwissen.
Abgeben. Ein Dienstleister übernimmt den After-Sales als Ganzes: erkennt Klärfälle, kontaktiert Carrier, verfolgt Claims, beschafft Belege – und zeigt Ihnen in einem System, was er getan hat.
Was OpexGuard übernimmt
OpexGuard ist der dritte Weg: eine Plattform, die alle Carrier, Sendungen und Belege an einem Ort zusammenführt – und ein Team mit über 20 Jahren Logistikerfahrung, das die Klärfälle bearbeitet. Sie sehen alles, wir erledigen es. In einer kostenlosen Pilotphase von zwei bis drei Monaten finden wir gemeinsam heraus, wie groß Ihr Aufwand tatsächlich ist – und wie viel davon wir Ihnen abnehmen können.