Sicherheit · Ablieferbelege als Beweis
Ein Beleg wird erst dann zum Beweis, wenn seine Herkunft feststeht.
Ein PDF in einem Ordner beweist wenig. Es zählt, woher es kam, wann, zu welcher Sendung es gehört – und dass es seitdem unverändert ist. Genau das hält die Plattform zu jeder Datei fest und packt es auf Knopfdruck zusammen.
Herkunft und Weg
- Was gilt
- Zu jedem Dokument steht fest, woher es stammt – Abruf beim Carrier, Upload durch einen Menschen oder Anhang einer E-Mail –, ob es automatisch oder von Hand beschafft wurde, von wem, wann, und zu welcher Sendung es gehört.
- Wie wir das sicherstellen
- Diese Angaben entstehen beim Ablegen, nicht später von Hand. Der Upload eines Ablieferbelegs setzt zugleich den Beleg-Status der Sendung: Beleg und Sachstand können nicht auseinanderlaufen.
- Wie Sie es prüfen
- In der Sendungsansicht steht zu jeder Datei Herkunft, Kanal, Zeitpunkt und Person – ohne Nachfrage bei uns.
Die Prüfsumme
- Was gilt
- Jede Datei trägt die Prüfsumme (SHA-256) ihres Originals – je Version, in der Anwendung sichtbar und kopierbar.
- Wie wir das sicherstellen
- Die Prüfsumme wird beim Hochladen über die Datei gerechnet, wie sie ankommt. Was Sie herunterladen, ist byteidentisch zu dem, was hochgeladen wurde – das ist gemessen, nicht angenommen.
- Wie Sie es prüfen
- Laden Sie den Beleg herunter und bilden Sie die Prüfsumme mit einem Standardwerkzeug selbst. Stimmt sie mit der angezeigten überein, ist das Original unverändert.
Versionen statt Überschreiben
- Was gilt
- Ein Dokument wird nicht ersetzt, sondern bekommt eine neue Version; ältere Stände bleiben abrufbar. Löschen gibt es nicht – ein Dokument lässt sich archivieren, die Datei bleibt.
- Wie wir das sicherstellen
- Jede Version trägt ihre eigene Prüfsumme und ihren eigenen Eintrag im Änderungsprotokoll. Wer wann welche Fassung abgelegt hat, steht damit fest.
- Wie Sie es prüfen
- Der Verlauf am Dokument zeigt jede Version mit Zeitpunkt und Person; jede Version lässt sich einzeln herunterladen.
Aufbewahrungsfristen
- Was gilt
- Die Plattform setzt die Aufbewahrungsfrist beim Hochladen anhand der Dokumentart und überwacht sie. Bis zum Ablauf wird das Dokument nicht endgültig gelöscht; archivieren – also aus den Arbeitslisten nehmen – bleibt möglich, die Datei bleibt abrufbar.
- Wie wir das sicherstellen
- Welche Frist gilt, entscheidet die Funktion des Dokuments, nicht sein Name – dasselbe Dokument kann je nach Verwendung unter eine andere Frist fallen. Typisch sind in Deutschland zehn Jahre für zollrelevante Unterlagen und bestimmte Bücher, acht Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege, sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe; für Lieferscheine, Ablieferbelege und Versandlabels gibt es keine einheitliche Frist. Die Fristen beginnen erst mit Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres, im Einzelfall laufen sie länger.
- Wie Sie es prüfen
- Am Dokument steht, bis wann es aufzubewahren ist. Ein archiviertes Dokument bleibt bis dahin abrufbar; endgültig entfernt wird es erst nach Fristende. Welche Frist zu welcher Dokumentart in Ihrem Haus passt, stimmen wir mit Ihnen ab.
Das Prüfpaket
Die Frage „Können Sie das für den Prüfer zusammenstellen?“ ist bei uns ein Klick, keine Aufgabe.
- Was gilt
- Zu jeder Sendung erzeugt die Plattform ein Paket: die Sendung mit ihren Daten, der vollständige Verlauf, die zugehörigen Einträge aus dem Änderungsprotokoll, alle Dokumentversionen – und ein Manifest mit den Prüfsummen.
- Wie wir das sicherstellen
- Das Paket entsteht im Moment der Anforderung aus den Originaldaten, nicht aus einer Zusammenfassung. Es ist ein gewöhnliches ZIP-Archiv und bleibt ohne OpexGuard lesbar.
- Wie Sie es prüfen
- Erzeugen Sie das Paket für eine beliebige Sendung und geben Sie es weiter – an Ihren Prüfer, Ihren Carrier oder Ihren Anwalt. Ihre Prüferrolle kann das selbst.
Nächste Schritte
Was oben steht, gilt heute. Das hier kommt dazu – mit Termin.
- Unveränderlichkeit im Speicher (WORM) je Dokument – heute wirkt die Aufbewahrungsfrist in der Anwendung, nicht im Speicher: mit dem Produktivstart.
Fragen Ihrer IT oder Ihres Prüfers beantworten wir direkt: info@opexguard.de
Alle Themen dieses Bereichs gibt es auch gesammelt als Whitepaper (PDF, Stand 24.09.2026).